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Perché scegliere NetSuite come software di gestione timesheet

Gaia Tedeschi

Gaia Tedeschi, 8 gennaio 2020 | NetSuite

Se sei un Project Manager saprai sicuramente che una delle mansioni più noiose previste dal tuo ruolo è quella di dover ricordare alle risorse del tuo team di rendicontare le ore lavorate ogni singola settimana. La buona notizia è che esistono sistemi in grado di aiutarti ad automatizzare tutto il processo di registrazione e di controllo del foglio presenze.

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Uno di questi sistemi è Oracle NetSuite, il gestionale in Cloud che mette a disposizione strumenti sia per la gestione delle rendicontazioni che per la registrazione delle note spese, permettendo di integrare la parte contabile e finanziaria nella gestione dei diversi progetti e fornendo una visione a 360° dei lavori seguiti e di tutti i task che li compongono.

Nell’ultimo articolo abbiamo visto come NetSuite sia in grado di ottimizzare la gestione del team e come ciascun membro possa essere assegnato ai singoli task a partire da risorse generiche incluse in un Project Template. Oggi vedremo invece come il PM può approvare le ore spese su ogni progetto dai suoi collaboratori ed inviare e-mail automatiche di promemoria ai ritardatari che non effettuano la rendicontazione nei tempi aziendali previsti.

Le funzionalità di NetSuite per la gestione dei Timesheet

netsuite srp timesheet settimanale laptop

NetSuite offre due funzionalità per tenere traccia e registrare i tempi di lavoro dei dipendenti: Timesheet e Time Tracking. Entrambe le features funzionano in modo simile, la principale differenza è il modo in cui vengono organizzati e inseriti i dati:

  • La funzione Time Tracking utilizza singoli record chiamati “time entries” per consentire l’inserimento delle ore di lavoro giornaliere.
  • La funzione TimeSheet permette invece l’inserimento dei record di tipo time entry su base settimanale, in una tabella chiamata appunto “timesheet”. Questa modalità permette di semplificare e velocizzare il lavoro: è possibile infatti copiare le ore da riga a riga, ma anche da settimana a settimana. Un bel risparmio di tempo per chi si occupa per lunghi periodi di medesimi progetti!

Ogni volta che registrano le ore lavorate, i dipendenti possono richiamare i task delle commesse su cui sono assegnati, inserendo tutte le informazioni necessarie, oltre ad avere la possibilità di includere delle note: i TimeSheet possono infatti registrare l'ora di inizio e fine dei vari task, oppure soltanto la loro durata, e possono inoltre contenere una suddivisione dettagliata delle attività svolte durante il progetto.

Queste informazioni diventano molto utili quando si tratta di inviare i SAL ai clienti, oppure quando si fatturano commesse di tipo time&material, dove l'ammontare delle fatture è determinato dal lavoro effettivamente rendicontato. 

Grazie a NetSuite è possibile inoltre inserire dei limiti per i dipendenti, per restringere l’inserimento dei timesheet. Attraverso tali soglie è possibile impostare automaticamente il numero minimo e massimo di ore consentite per giorno e per settimana, sulla base del calendario di lavoro (il "work calendar", presente sull'anagrafica di ogni dipendente).

Per i dipendenti che non hanno uno specifico calendario associato, i limiti temporali utilizzano il work calendar predefinito del sistema per determinare i giorni di vacanze e/o i giorni non lavorativi.  Indipendentemente da questo, i dipendenti possono comunque registrare le ore sui giorni non lavorativi e festivi, e i limiti temporali vengono applicati di conseguenza. 

Una volta compilato il timesheet, il dipendente può inviarlo al proprio responsabile per l’approvazione. Il PM potrà quindi controllare la differenza tra i tempi pianificati rispetto a quelli effettivamente impiegati. Inoltre, in base ai permessi settati sul sistema, potrà approvare il foglio presenze, modificarlo, inserire annotazioni o rifiutarlo. In questo modo avrà sempre il controllo su ogni attività, e nel contempo sarà in grado di ridurre gli oneri amministrativi in capo alle risorse umane.

Leggi anche: Skill inventory: l'allocazione delle risorse basata sulle competenze

I vantaggi di NetSuite per il monitoraggio dei costi

I timesheet di NetSuite possono essere esportati in excel o essere inviati automaticamente all’ufficio amministrativo per l’elaborazione delle buste paga. Infine, tramite lo strumento Import Planned Time, uno dei tool di configurazione delle commesse di NetSuite, è possibile importare direttamente le ore pianificate in precedenza dal project manager o dal dipendente stesso. A quel punto basterà verificare che le ore siano state effettivamente rispettate e confermare, altrimenti sarà necessario aggiornare il TimeSheet.

Leggi anche: La rendicontazione nei progetti: come tracciare le ore aiuta ad aumentare i margini di profitto

Ovviamente tutte le ore approvate saranno registrate contabilmente sul sistema, e andranno a confluire nel “Profit & Loss” di ogni progetto a cui sono associate. In questo modo, sulla base delle rendicontazioni, potrai monitorare in modo preciso i costi, migliorare il controllo delle spese e ottenere una visione rapida e a tutto tondo delle richieste relative a ogni progetto.

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