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Perché scegliere NExIL per la gestione dei pagamenti elettronici

Gaia Tedeschi

Gaia Tedeschi, 23 gennaio 2020 | NetSuite Cloud Manufacturing

I pagamenti elettronici sono strumenti finanziari utilizzabili per trasferire somme di denaro in modo semplice e veloce: tra i più conosciuti abbiamo le Ri.ba. e i SEPA.

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Le prime sono molto usate da imprese e professionisti poiché permettono di agevolare i pagamenti tramite banca. Le ricevute bancarie consistono infatti in un documento che ha come particolarità quella di fungere da attestazione di credito e far sì che la banca possa quindi concedere un anticipo dei crediti posseduti. Di fatto permette di ottenere liquidità immediata relativa a crediti a lungo termine.

I SEPA invece consentono di trasferire somme in Euro da un conto corrente ad un altro conto aperto presso banche situate in Italia o in un altro Paese dell’Area Unica Europea (SEPA significa infatti Single Euro Payments Area). Uno dei principali vantaggi derivanti dall’utilizzo di tale strumento è la possibilità di effettuare pagamenti in tutti Paesi che fanno parte di questa particolare area economica/geografica con la stessa sicurezza su cui si può contare nel proprio contesto nazionale. Con i SEPA non c'è differenza tra un bonifico tra Roma e Milano e uno tra Roma e Lisbona.

La gestione dei pagamenti è semplice…con un software integrato!

I pagamenti elettronici che abbiamo appena descritto sono diventati fondamentali per ormai moltissime realtà ed in ogni settore di business, ecco perché è divenuto altrettanto importante poterli gestire come funzionalità integrate all’interno del proprio sistema gestionale aziendale.
Il sistema ERP Oracle NetSuite consente di gestire Ri.ba. e SEPA attraverso il bundle NExIL, ovvero il modulo di localizzazione italiana sviluppato da Extra Vision appositamente per permettere alle aziende di rispondere ai complessi requisiti contabili del nostro Paese. In questo articolo illustreremo il funzionamento del flusso Ri.Ba., Sepa Credit Transfer e Sepa Direct Debit all’interno di NetSuite, con i relativi impatti sia dal punto di vista contabile che da quello della creazione dei file bancari da caricare sul proprio home banking.

Come funzionano i metodi di pagamento su NExIL?

Prima di effettuare il pagamento elettronico, su NetSuite occorre inserire le anagrafiche delle banche con i relativi codici IBAN. Una volta effettuata questa semplice operazione (manualmente o tramite import csv), le banche saranno poi registrabili all’interno delle singole transazioni.
Dopo aver inserito le informazioni bancarie, per generare il pagamento elettronico sarà sufficiente utilizzare la funzionalità Create Electronic Payment e scegliere il metodo di pagamento desiderato:

  • Ri.ba. per gestire le ricevute bancarie;
  • Sepa Credit Transfer per gestire i bonifici Sepa a fornitore;
  • Sepa Direct Debit Core per gestire gli addebiti diretti attivi (ex RID) sia nei confronti di clienti privati che di clienti aziende;
  • Sepa Direct Debiti B2B per gestire gli addebiti diretti attivi (ex RID) esclusivamente nei confronti di clienti aziende.

FLUSSO RI.BA

Per la registrazione delle Ri.Ba. con la conseguente generazione del file elettronico in formato CBI, il flusso all’interno del sistema NetSuite si divide in tre diversi processi: generazione, maturazione ed (eventuale) insoluto.

  1. Generazione: in questa fase si filtrano e si selezionano le rate da processare nelle distinte, al fine di generare il file elettronico e la scrittura di prima nota di Crediti v/clienti a Banca sbf. Le rate processate risulteranno ancora non chiuse, ma avranno come stato del pagamento elettronico il valore: “Presentato”. In questo step NExIL permette sia di accorpare le rate con stessa scadenza in un’unica distinta, sia di estrarre oltre alle fatture anche le note di credito.
  2. Maturazione: in questa fase si selezionano le rate delle distinte presentate nella fase precedente al fine di creare una scrittura di prima nota opposta a quella indicata nella presentazione. In questo processo viene generato il reale pagamento della rata, la quale poi risulterà essere effettivamente chiusa e avrà quindi come stato il valore: “Maturato”. All’interno della scrittura sarà possibile visualizzare la registrazione a debito e a credito su ciascuna delle banche indicate in precedenza.
  3. Insoluto: in questa fase si possono selezionare le rate maturate eventualmente insolute, così da generare la scrittura Crediti a Banca e l’apertura di una nuova rata in cui poter inserire la nuova data di scadenza ed eventualmente un nuovo metodo di pagamento.

SEPA Credit Transfer

Il flusso SEPA fa riferimento ai pagamenti del ciclo passivo effettuati dall’azienda attraverso bonifici bancari. Dopo aver creato sul sistema una fattura d’acquisto con il metodo “Sepa Credit Transfer”, l’utente potrà procedere alla registrazione del pagamento utilizzando la funzionalità NExIL che consente di filtrare e selezionare tutte le fatture che dovranno essere pagate, con indicazione del fornitore, della data di scadenza e dell’importo della fattura.
Analogamente al processo descritto nelle RIBA, l’utente potrà selezionare una o più rate cliccando il relativo check box: tale selezione aumenterà il totale visualizzato e dopo questo passaggio sarà possibile infine effettuare la generazione del file del pagamento.

SEPA Direct Debit B2B o Core

Il processo relativo a questo pagamento elettronico prevede come primo step quello di creare sul sistema le fatture di vendita ed indicare come metodo di pagamento “Sepa DD B2B”. Dopo aver filtrato e selezionato le fatture da pagare, sul sistema sarà possibile selezionare una o più rate cliccando il check box relativo. Cliccando sul pulsante “Crea” l’utente sarà reindirizzato su una pagina riepilogativa da cui si potrà infine accedere alla pagina di generazione del file del pagamento.
Una volta generato il file (qualsiasi esso sia, SEPA Credit Transfer, SEPA Direct Debit B2B o Core), sarà inoltre possibile scaricare il file XML relativo al pagamento.

Come avrai capito poter gestire un pagamento elettronico come funzionalità integrata all'interno del proprio sistema gestionale aziendale con NetSuite è semplicissimo e se vuoi scoprire tutte le ulteriori e innumerevoli funzionalità di NetSuite richiedi una demo gratuita!

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