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Vision Blog

Come ottimizzare il Project Management con la fatturazione automatica

Gaia Tedeschi,

fatturazione automatica per il project management

Uno dei grattacapi del Project Management riguarda la rendicontazione delle ore e dei costi: un processo dispendioso che può essere semplificato grazie alla fatturazione automatica. La compilazione manuale dei timesheet e il tracciamento delle spese sono infatti molto spesso fonte di inefficienze, ritardi, imprecisioni e dati incompleti. Questo avviene perché i dipendenti possono commettere errori di compilazione, riportare in modo errato i codici progetto o altre informazioni, dimenticare il modo in cui hanno impiegato parte delle loro ore lavoro o trovare difficoltà a rendicontare il tempo speso fuori dall’ufficio. E il project manager o l’amministrazione si trovano a sollecitare la consegna dei timesheet, raccogliendo spesso informazioni incomplete e dati eterogenei che derivano fondamentalmente dalla mancanza di un sistema comune, centralizzato o di fatturazione automatica. Senza pensare a chi ancora utilizza fogli Excel o note scritte a mano… Il margine di errore elevato va inoltre sommato ai ritardi nei processi di approvazione e agli effort orari richiesti ai manager per attività che non riguardano lo sviluppo del business.

 

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La maggior parte di queste problematiche è risolta da un sistema online di fatturazione automatica che monitora la compilazione dei timesheet e le deadline di consegna, offrendo riferimenti e informazioni univoche e condivise a tutta l’azienda. Oltre ad inviare notifiche e reminder ai dipendenti, il sistema permette loro di accedere e compilare i fogli-presenza in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione o device dotato di una connessione internet, ottimizzando la fase di Project Management e il livello di accuratezza delle informazioni che vengono raccolte dai vari dipartimenti e inviate direttamente a chi deve poi amministrare quei dati. In questo modo migliora anche la visione dell’azienda sullo stato complessivo di avanzamento dei lavori, grazie alla produzione automatizzata di report periodici e alla gestione dei flussi di approvazione.

Taglia i costi amministrativi con la fatturazione automatica

Ridurre i costi di amministrazione significa tagliare un costo vivo che non può essere fatturato ai clienti e viene interamente assorbito dall’azienda. Timesheet e sistemi di rendicontazione manuali richiedono tempi di elaborazione delle informazioni molto lunghi e impediscono di automatizzare una serie di passaggi che, oltre ad appesantire i processi moltiplicando gli step di verifica e approvazione, aumentano i margini di errore e di omissione delle informazioni.

Con un sistema automatizzato, invece, le informazioni inserite dai dipendenti vengono istantaneamente notificate all’amministrazione per procedere a revisione ed approvazione, il calcolo degli straordinari avviene in maniera rigorosa e automatizzata, mentre report e grafici vengono prodotti in real-time.
Un altro vantaggio della tracciabilità offerta dalla fatturazione automatica riguarda proprio la disponibilità dello storico di ogni progetto e la possibilità di avere una visione d’insieme aggiornata sull’andamento dello stesso, in qualsiasi momento desiderato. Con un semplice clic, è possibile consultare le ore lavorate e i budget spesi e confrontarli con quanto stimato inizialmente. Al contrario, con un sistema manuale o cartaceo, il project manager non ha modo di controllare la produttività dei dipendenti o il tempo fatturabile rispetto a quello non fatturabile. Ma la gestione dei flussi di cassa è ad esempio fondamentale affinché l’azienda possa emettere puntualmente le sue fatture, un aspetto importante anche in ottica pagamenti, visto che statisticamente è più probabile ricevere un pagamento tempestivo quanto prima si avvia il processo di fatturazione. Nel caso questo processo sia manuale, è più alto il rischio di ritardi fra la conclusione di un progetto e il momento in cui le informazioni vengono inserite, verificate e fatturate al cliente.

10 consigli per ottimizzare il processo di fatturazione

La puntualità dei pagamenti è un problema per tutti: meglio non incentivare in alcun modo i clienti a ritardare il versamento di quanto dovuto! Ecco dunque alcuni suggerimenti per rendere snello ed efficiente il processo e sfruttare i vantaggi offerti dalla fatturazione automatica.

  1. Fissa dei termini condivisi con il cliente, incluse le modalità e le scadenze di fatturazione.
  2. Ottimizza i tempi di emissione delle fatture: prima invii, prima incassi!
  3. Inserisci in fattura una data di scadenza.
  4. Limita al minimo gli errori di fatturazione (possono mettere in crisi la fiducia del cliente), utilizzando ad esempio a un software di fatturazione automatica.
  5. Automatizza i sistemi: risparmierai tempo, lo farai risparmiare al cliente e i pagamenti arriveranno prima!
  6. Utilizzando un software di fatturazione potrai sfruttare anche le sue funzioni ERP.
  7. Guadagna in flessibilità e in accessibilità alle informazioni con un sistema basato su Cloud.
  8. Integra il software di fatturazione con i tool già in uso presso l’azienda e con i software di Project Management.
  9. Crea una struttura centralizzata, in cui coordinare gerarchicamente tutte le tipologie di dati aziendali.
  10. Ricorda che la soddisfazione del cliente – e la reputazione della tua organizzazione - dipendono anche dalla qualità del processo di fatturazione!

 

Hai già scoperto i vantaggi della fatturazione automatica? Se stai considerando di implementare un sistema di Project Management con tali caratteristiche, ti consigliamo di scaricare l’ebook gratuito "I migliori 7 strumenti di Project Management del 2019, gratuiti e a pagamento". Scegli lo strumento più adatto alle tue esigenze ed inizia ad ottimizzare la gestione dei progetti e dei processi di fatturazione della tua azienda!

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