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Pianificare il budget nell'Event Management: 3 motivi per farlo con l'SRP Cloud

Marina Belli

Marina Belli, 20 luglio 2020 | NetSuite SRP Services Resource Planning (SRP)

Gestire gli eventi che siano culturali, meeting aziendali, convention ecc., implica la sinergia e l’integrazione di ambiti diversi, seppure interconnessi, che riguardano l’organizzazione, la comunicazione, la gestione dell’evento in corso con tutti gli imprevisti del caso.

Organizzare un evento significa agire su più fronti, partendo dagli obiettivi dell'iniziativa dopo un confronto con il cliente, per entrare nel vivo del lavoro con la pianificazione del budget, la ricerca degli sponsor, della location, la schedulazione di date, orari, la gestione delle risorse, ecc.

Proprio per evitare caos e dispersione – essendoci per fortuna strumenti che ci permettono di semplificare il lavoro – sempre più aziende si affidano alla gestione automatizzata di tutte le attività coinvolte nell'event management.

In questo articolo ci concentreremo sulla pianificazione del budget. Un’attività che richiede impegno, visione d’insieme e sinergia, ma che si può semplificare e velocizzare proprio grazie all'aiuto della tecnologia.

In questo caso, con l’aiuto della piattaforma, NetSuite SRP, progettata apposta per chi si occupa di organizzazione eventi, è possibile controllare queste attività:

  • visibilità e controllo dei progetti in tempo reale
  • gestione delle relazioni con i clienti
  • contabilità / pianificazione delle risorse aziendali
  • l’intero ciclo di vita dei progetti, dal preventivo alla fatturazione
  • generazione delle fatture e contabilità

La pianificazione del budget nell'event management

Una delle attività più delicate dell’event management è senza dubbio la pianificazione del budget.

Calcolare il budget per un evento è un’attività complessa, errori e sviste in questa fase possono costare piuttosto cari.

L’event manager non può certo rischiare problemi nella gestione del budget e né tanto meno in tutte le altre attività connesse, siano esse preventivi, rendicontazione, gestione note spesa, fatture e altre procedure contabili.

Ne sanno qualcosa gli addetti ai lavori, quando occorre mettere tutto in colonna o, all'occorrenza, far quadrare i conti per evitare problemi con il cliente. Problemi che è sempre meglio aggirare per non mettere l’azienda in condizioni critiche.

Imprevisti e cambi rotta, poi, sono all'ordine del giorno. Succede spesso, ad esempio, di dover modificare i programmi: spostare l’evento da un luogo a un altro, aggiungere un dettaglio non previsto, mettere in conto situazioni dettate da cause di forza maggiore, come le voci di spesa variabili (passibili di variazioni perché soggette a condizioni non preventivabili, come per esempio il numero di ospiti che parteciperanno all'evento).

Queste ipotesi e tante altre possono complicare di gran lunga la gestione dell’evento, e di conseguenza rendere il budgeting un’operazione molto più complessa di quanto previsto.

Tuttavia il compito dell’event manager – malgrado tutto quello che può intervenire a sconquassare il quadro iniziale – resta quello di mantenere in equilibrio tutte le variabili del caso, per far quadrare i conti e contenere il budget entro le stime fatte al cliente.

Ecco perché, prima o dopo, se non ci si vuole ritrovare con una messe di clienti, dipendenti e collaboratori insoddisfatti, in azienda entra un “deus ex machina”, la soluzione in grado di semplificare tutti gli aspetti coinvolti nell'event management, con un controllo in tempo reale della gestione risorse, spese e fatturazione.

3 motivi per pianificare il budget con l’SRP Cloud

1. Resource Management

Dai riscontri che riceviamo, l’SRP Cloud NetSuite arriva a sbrogliare la matassa di chi vuole assicurarsi una visione globale e integrata di progetti e risorse.

Capita, infatti, tanto spesso che in grandi aziende di event management con un bel po’ di progetti da gestire, sia complicato mantenere un grandangolo su risorse e attività, col rischio di sovrallocare le risorse.

Questa è la prima ragione che muove alla ricerca di un sistema capace di gestire anche diversi progetti, correlando tra loro persone, task assegnati, competenze, ecc.

Come funziona l’SRP Cloud?

Il sistema di NetSuite per il Resource Management crea uno spazio di lavoro che mostra in tempo reale i dettagli delle attività in corso: chi se ne occupa, tempistiche ed evoluzioni. Ma per essere ancora più precisi, ecco come ti aiuta nella pratica:

  • tiene traccia dei progetti in corso e delle allocazioni risorse (team, risorse finanziarie, mezzi, materiali, ecc.), secondo variabili e tempi
  • genera report grafici e interattivi con le metriche di interesse che è possibile consultare in forma visiva
  • cerca e alloca risorse secondo diversi criteri (profili, competenze, incarichi ecc.)
  • permette di creare flussi di lavoro personalizzabili
  • concentra tutto in un sistema unico e centralizzato che automatizza la correlazione tra dati in tempo reale

2. Expense Report

In ogni impresa di ogni dimensione e natura, ma a maggior ragione nei contesti più trafficati, la rendicontazione e la gestione delle spese possono dare filo da torcere e creare colli di bottiglia.

In questo caso, molte delle aziende di event management che chiedono supporto vogliono proprio risolvere il problema della contabilità. E quelle che provano SRP Cloud NetSuite Expense Management, per valutarne le funzionalità, scelgono il software per queste ragioni:

  • tracciabilità e conformità delle operazioni
  • precisione e rapidità della rendicontazione spese
  • gestione delle attività da una semplice interfaccia
  • personalizzazione dei modelli per la gestione delle spese anche di più progetti in una singola nota spese
  • creazione e condivisione della nota spese anche tramite browser web o dispositivi mobili

Sicuramente ottima la possibilità di automatizzare tutto ciò che riguarda il ciclo di vita della nota spese, dall'invio all'approvazione, come pure la comodità di visualizzare una cronologia dei rapporti e impostare avvisi delle note spese scadute.

3. Invoice & Billing Management

L’ultimo aspetto che consideriamo fondamentale per un’azienda di event management che voglia semplificare la gestione delle attività, riguarda la fatturazione e le entrate.

A questo proposito, lo strumento che semplifica queste funzioni è il framework centralizzato SuiteBilling di NetSuite che automatizza l’intero processo di produzione / invio di fatture e ricezione dei pagamenti.

L’automazione diminuisce gli errori e il tempo di elaborazione della fattura, oltre a risolvere il problema dell’immissione manuale dei dati.

Come funziona SuiteBilling?

  • sincronizza tutti i processi dall'ordine alla fatturazione alle entrate
  • collega in modo automatico ogni attività alla funzione di fatturazione e ai dati finanziari
  • consente la creazione / gestione di abbonamenti e il supporto per la fatturazione ricorrente con l’integrazione della gestione avanzata delle entrate, nel rispetto degli standard di conformità ASC 606
  • fornisce la creazione e la gestione di modelli di rating complessi, spesso associati a transazioni ad alto volume

È possibile, quindi, semplificare la pianificazione del budget nell'event management, automatizzandone tutte le attività coinvolte, dalle operazioni finanziarie, contabili alla gestione risorse, creazione preventivi e fatturazione. 

L'SRP Cloud ti lascia interagire e supervisionare tutti i processi dell’organizzazione eventi anche da remoto, connettendosi da qualsiasi dispositivo mobile. Prenota ora una demo di NetSuite per lavorare quando devi e da qualsiasi luogo, ti basta un click sul pulsante qui sotto!

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