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Previsioni accurate nel settore dei servizi e nella gestione delle commesse

Gaia Tedeschi,

Gestione delle commesse | L'importanza delle previsioniAncora oggi, nella maggior parte delle società di servizi si evidenzia una differenza di almeno il 10% tra le previsioni delle fatturazioni trimestrali e i risultati effettivi.

L'inesattezza delle previsioni può causare gravi implicazioni e problemi in tutta l'azienda: dalla mancata soddisfazione degli stakeholder all'indisponibilità di risorse per progetti futuri, dall'aggravio di costi inutili per assunzioni troppo elevate alla possibile interruzione della crescita professionale. Come ridurre a zero il gap tra previsione e risultati?

 

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Analizzare il passato per prevedere il futuro

In sostanza, meno cose sono al loro posto in questa fase preventiva e più lavoro sarà necessario per riallineare l'organizzazione al rispetto e al soddisfacimento delle aspettative. Definire correttamente le previsioni per ottenere un'efficace gestione delle commesse è il fondamento sul quale costruire il successo aziendale; sicuramente, modificare a posteriori tali dati non è la soluzione ideale.

Effettuare previsioni finanziarie e di vendita corrette richiede la capacità di comprendere in modo puntuale dove progetti e risorse si incontreranno in futuro; per controllare tale processo, è necessario avere procedure che permettano di analizzare la distribuzione delle risorse aziendali nel tempo e di saperle associare in modo coerente ai progetti, attuali e attesi.

Una volta raggiunto l'obiettivo, le organizzazioni potranno diventare più precise nell'allocazione e gestione delle risorse umane, non soltanto per sapere esattamente quali competenze saranno disponibili in un determinato momento, ma anche per gestire in maniera ottimale il trasferimento di personale da un progetto all'altro.

Gestione delle commesse | È necessario saper ottimizzare la gestione delle risorse umane in azienda

Il successo non può essere ottenuto pensando esclusivamente a raggiungere i traguardi più velocemente possibile. Le aziende di servizi devono impegnarsi soprattutto nella costruzione di legami organizzativi e tecnologici più stretti tra le proprie funzioni, in particolare tra le vendite, l'erogazione di servizi e l'amministrazione.

Perché le previsioni differiscono dalle informazioni a consuntivo?

Ciò che ci si aspetta nelle previsioni e ciò che realmente accade spesso non è allineato perché i team dedicati alla produzione e la forza vendita non comunicano fra loro.

In una tipica azienda, i commerciali attribuiscono percentuali di successo alle trattative e informano i responsabili di progetto (PM). Ma questo non è sufficente: sarebbe opportuno che i PM avessero pieno accesso a tali previsioni, in modo da avere un quadro più completo sul quale basare le proprie attività e decisioni (per esempio decidere se riallocare risorse o se ingaggiarne di nuove, al fine di soddisfare il potenziale contratto).

A complicare ulteriormente la situazione, dalla parte opposta i team di produzione operano in maniera poco lungimirante in termini di pianificazione temporale e disponibilità di competenze, fornendo spesso alle vendite solo vaghe rassicurazioni a proposito dell’andamento dei progetti e della possibilità di soddisfare le offerte in sospeso.

Ma tale approccio è insostenibile a causa dei ritardi che inevitabilmente si presentano, in quanto le aziende che riescono a erogare con successo i servizi puntano fortemente sul rispetto dei tempi e dei costi.

Gestione delle commesse | Ridurre tempi e costi

Ridurre a zero il gap tra previsioni e risultati

La chiave per limitare lo scostamento tra previsione iniziale e dati effettivi sono l'impegno a tutti i livelli dell’azienda e la capacità di allocare le migliori risorse disponibili, volte a soddisfare le esigenze del cliente, su una base consistente e non dispersiva. Solo allora sarà possibile fornire sia ai dipendenti che ai clienti informazioni e previsioni più accurate sul futuro.

Ciò che rende possibile e intuitivo tutto questo è una piattaforma di servizi per la pianificazione e gestione delle risorse umane che consenta alla società di condurre analisi dettagliate su ogni task/attività in sospeso, su ogni contratto in corso di esecuzione e su qualsiasi risorsa disponibile (interna o esterna). Un tale sistema permette inoltre di capire come ogni fase del progetto possa essere influenzata da un qualsiasi numero di possibili decisioni, che vanno dall'assunzione di nuovo personale alla riallocazione dei professionisti esistenti, così da soddisfare le richieste provenienti da un altro cliente.

Gestione delle commesse | Lavoro più efficiente, clienti più soddisfatti!

Avere previsioni più accurate non costituisce un vantaggio solo per l'amministrazione, ma permette anche di comprendere l'utilizzo, i margini e i fatturati di qualsiasi progetto nel corso del tempo. Tutto questo a sua volta rende le proposte di progetto più affidabili e precise anche a livello di prevendita, cosicché si possano realizzare offerte vincenti in grado di consegnare ai clienti quanto e come promesso. In questo modo è possibile anche evitare alla propria azienda possibili disastri causati da stime sbagliate dei costi di progetto.

Inoltre, le organizzazioni che riescono a semplificare le proprie previsioni sono in grado di costruire un ambiente caratterizzato da una maggiore capacità del personale, incentrato sullo sviluppo professionale. In breve, tali imprese diventano il tipo di aziende che gli azionisti vogliono possedere e nelle quali i migliori talenti vogliono lavorare.

L'ottimizzazione dei processi consente di rispondere rapidamente alle mutevoli richieste dei clienti e del contesto. Ma, per essere veramente pronti, è opportuno considerare anche altri fattori di cruciale importanza. Scopri con questa guida gratuita i migliori 7 strumenti di project management, gratuiti e a pagamento in modo da migliorare la tua gestione delle commesse!

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