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3 consigli per migliorare il Project Risk Management nel Manufacturing

Gaia Tedeschi

Gaia Tedeschi, 8 luglio 2020 | Project Management (PM)

Nessuna società è mai stata al sicuro dai rischi. Rischi economici, operativi, strategici: sono molteplici le minacce che possono incidere sulla liquidità e sulla stabilità aziendale, influenzando negativamente la capacità dell’azienda di competere sul mercato. I rischi reali e i rischi potenziali, infatti, possono derivare da un’ampia varietà di fonti: incertezza finanziaria, responsabilità legali, errori a livello di gestione strategica, incidenti o catastrofi naturali, eventi meteorologici, attacchi informatici e minacce alla sicurezza IT, violazioni e/o perdita di dati.

Per rispondere a questo insieme variegato di possibili problematiche è nato il Risk Management, cioè l’insieme dei processi di pianificazione, organizzazione e controllo delle attività di un’organizzazione al fine di ridurre al minimo gli effetti del rischio sul capitale e sugli utili.

Nell'industria manifatturiera, dove le commesse rappresentano la linfa vitale per la salute e l’autosufficienza dell’azienda stessa, questo aspetto diventa ancor più fondamentale. Vediamo quindi 3 consigli utili per migliorare la gestione dei rischi in ambito Project Management nelle realtà che si occupano di Manufacturing.

Conosci il tuo nemico!

La gestione del rischio nasce come volontà di presidiare e proteggere il valore di un’organizzazione e di ogni suo progetto. Ma come è possibile combattere gli eventuali rischi a cui possono andare incontro le commesse della tua azienda? La risposta è molto semplice: facendo un risk assessment per ogni singolo progetto che il tuo team prende in carico.

Il Project Risk Assessment viene spesso considerato un compito noioso e superfluo. Eppure è l’arma più efficace per identificare e dare priorità ai processi aziendali critici e ai relativi rischi.

Prima di tutto occorre mappare tutti i potenziali rischi, determinando quali minacce potrebbero compromettere gli obiettivi del progetto e condividendo queste informazioni con le risorse del team per impostare controlli tali da prevenire o mitigare ogni tipo di rischio. Ogni minaccia deve ovviamente essere analizzata nel dettaglio: attraverso l’analisi dei rischi, l’azienda può determinare quindi le probabilità che essi si verifichino, nonché le loro conseguenze.

Infine, tramite un’attenta valutazione, la società può decidere se un determinato rischio è tollerabile e se è disposta a farsene carico sulla base della sua propensione al rischio. Stabilendo un livello accettabile di rischio per diverse commesse, infatti, un’organizzazione può preparare meglio le risorse necessarie per garantire la business continuity, mettendo i progetti meno critici in priorità secondaria.

Per chi opera nel settore manifatturiero, il Risk Assessment è di estrema importanza: spesso si riscontra indifferenza o insensibilità al rischio, e di conseguenza alle attività di identificazione, quantificazione e mitigazione del medesimo. Si pensa spesso che l’alluvione non andrà a colpire i propri stabilimenti, oppure che il corto circuito o l’interruzione dell’energia elettrica non si presenterà nella propria fabbrica. Oppure ancora si sottovalutano i rischi finanziari legati al rapporto continuativo con un unico fornitore.

Ma in questo modo, le aziende non si dotano delle reti protettive necessarie e non si tutelano dai danni che potrebbero derivare da un evento possibile, forse probabile, ma che non si può prevedere se e quando accadrà.

Scegli la strategia migliore per la tua azienda

Una volta che i rischi di ogni commessa sono stati identificati e il processo di gestione del rischio è stato implementato, occorre sviluppare un piano d’azione, ovvero un piano che indichi come gestire i rischi inaccettabili e risolvere le eventuali debolezze o lacune del processo di produzione.

Ci sono diverse strategie che le aziende manifatturiere possono adottare in relazione ai diversi tipi di rischio:

  • Evitare il rischio. La completa eliminazione di tutti i rischi è praticamente impossibile. Una strategia di evitamento è progettata invece per deviare il maggior numero possibile di minacce al fine di evitare le conseguenze costose di un evento dannoso.
  • Ridurre il rischio: le aziende sono talvolta in grado di ridurre la quantità di effetti che determinati rischi possono avere sui processi aziendali. Ciò si ottiene modificando alcuni aspetti di un piano di progetto o di un processo aziendale o riducendo il suo ambito di applicazione.
  • Condividere il rischio: le conseguenze di un rischio possono essere condivise o distribuite tra diversi stakeholders di progetto o dipartimenti aziendali. Il rischio potrebbe anche essere condiviso con una terza parte, ad esempio un fornitore o un partner commerciale.
  • Mitigare il rischio: è questo il momento in cui le aziende, una volta riconosciuti i rischi più pericolosi, sviluppano un piano per alleviarli, utilizzando specifici strumenti di controllo. Questi piani includono tattiche di prevenzione del rischio e piani di emergenza nel caso in cui il rischio si concretizzi.

L'importanza del monitoraggio costante

Il presidio e il controllo costante dell’insorgenza di eventuali rischi è parte integrante di una buona Corporate Strategy. Monitorare il potenziale rischio operativo derivante da errori dei dipendenti o guasti delle linee produttive che potrebbero interrompere le commesse aziendali diventa indispensabile. A questo proposito due sono le strade da intraprendere:

Sorvegliare e misurare, stabilendo metriche che aiutano a identificare carenze e stabilire parametri di controllo utili, includendo il follow-up dei rischi a breve, medio e lungo termine.

Automatizzare: utilizzare strumenti e tecnologie come i sistemi gestionali integrati per automatizzare tutti quei processi manuali che risultano inefficienti e inefficaci.

Il software ERP Oracle NetSuite integra sia i processi Manufacturing che i processi di Project Management, consentendo di gestire ogni funzionalità relativa alla produzione, al magazzino e alla contabilità (supply chain, inventory management, gestione dei colli e gestione dello stock, fatturazione) ed eliminando tutti quegli inutili passaggi all’interno dei diversi reparti di business che non aggiungono alcun valore al processo produttivo.

NetSuite è lo strumento più adatto anche per una corretta gestione dei rischi: grazie alla sua flessibilità, è possibile infatti modificare in tempi brevi la produzione, adattandola maggiormente a qualsivoglia evento o circostanza si presenti, senza perdite di efficienza.

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