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Velocizzare la chiusura del progetto con i Project Template di NetSuite

Marina Belli

Marina Belli, 13 dicembre 2019 | NetSuite SRP NetSuite , Project Management (PM)

Uno dei compiti più impegnativi per i project manager è quello di ottimizzare risorse, tempi e costi in modo da riuscire a rispondere alle diverse esigenze dei clienti nel modo più efficace possibile. Il project manager deve infatti eseguire e finalizzare i propri progetti in base a specifiche scadenze ed in base al budget e agli obiettivi definiti in fase di pianificazione.

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La prima responsabilità operativa e strategica del PM è quindi quella di creare un piano di lavoro orientato al raggiungimento del risultato desiderato. Il piano di lavoro è fondamentale non solo come percorso da seguire durante l’attuazione vera e propria del progetto, ma anche a priori come studio di fattibilità necessario per convincere la direzione ad approvarlo, oppure a posteriori per verificare gli eventuali scostamenti avvenuti durante la realizzazione delle attività. Ma quale strumento adottare per gestire il piano di lavoro?

Perché dovresti scegliere NetSuite per il Project Management?

Ci sono molti strumenti in grado di supportare il project manager nelle sue attività organizzative quotidiane. Fra questi, uno dei migliori software ERP per la gestione dei progetti è Oracle NetSuite, che consente di intervenire prontamente dove necessario grazie al controllo di tutte le fasi dei progetti: dalla pianificazione dei task all'allocazione delle risorse, dalla gestione degli stakeholder alla fatturazione.

Su NetSuite è infatti possibile selezionare le risorse umane più adatte a comporre il team di progetto, assegnare loro le diverse mansioni e gestire la comunicazione con tutti i referenti interni ed esterni al team (fornitori, clienti, investitori, in generale tutti i soggetti, organizzazioni o individui, che sono coinvolti in un'iniziativa economica).

I vantaggi di un Project Template

Può capitare che i diversi progetti portati avanti da un project manager siano spesso molto simili tra loro: certe tipologie di risorse o certe attività restano sempre le stesse anche al variare della commessa. In questo caso, oltre a pensare a una supervisione ottimale dei processi, i project manager possono anche semplificare la parte operativa ricorrendo all'utilizzo di veri e propri modelli creabili e salvabili sulla piattaforma, chiamati appunto Project Template, da utilizzare qualora si presentino nuovi progetti con caratteristiche simili a quelli già conclusi.

Ad esempio, le aziende di servizi operano più o meno seguendo sempre le stesse fasi operative, indipendentemente delle differenze di cliente: in casi come questi potrebbe essere davvero utile avere dei template già pronti da poter ri-utilizzare ogniqualvolta venga preso in carico un nuovo progetto.

Creare i project template su NetSuite è facilissimo. È possibile farlo da zero, definendo diversi standard di progetto per ogni tipologia di esecuzione e richiamando successivamente il modello più opportuno. Oppure è possibile farlo a partire da best practices aziendali interne: basterà scegliere un progetto conclusosi in maniera particolarmente brillante e prendervi spunto per la gestione di futuri progetti simili.

In quali casi utilizzare un template per i progetti?

Come abbiamo visto, utilizzare un Project Template è utile per svariati motivi: a livello operativo è vantaggioso in termini di tempo, in quanto avere uno standard da cui partire ti permetterà di attuare quelle modifiche necessarie a calibrare il nuovo progetto in maniera precisa e puntuale sulle esigenze del nuovo cliente, senza dover definire ogni volta da zero le informazioni del tuo progetto.

Anche in fase di prevendita, i Project Template si dimostrano degli ottimi amici. Quando si avvia un nuovo progetto, una delle attività svolte tipicamente dal PM è quella di selezionare le risorse umane per formare un team con competenze tecniche e funzionali adeguate, selezionandole tra i dipendenti dell’azienda o facendo affidamento su consulenti e personale esterno.

In fase di contrattazione preventiva ancora il PM può non avere chiare le persone che andranno effettivamente a lavorare su quel determinato progetto. In questo caso, potrà semplicemente inserire sui Project Template di NetSuite delle risorse generiche, dalle quali sarà possibile ricavare tutti i ricavi ed i costi necessari a proporre un'offerta a un cliente. Successivamente, una volta andata a buon fine la trattativa, il PM avrà ben chiaro chi dovrà occuparsi di quali attività e per quanto tempo, e potrà quindi effettuare una riassegnazione delle risorse effettive sui vari task in base alla loro qualifica professionale.

Abbiamo visto come, grazie a NetSuite, sia possibile rendere esecutivi i nuovi progetti in pochissimo tempo. Spesso le aziende fanno riferimento ad un numero elevato di tool per gestire i diversi processi aziendali. Con Oracle Netsuite è possibile invece avere tutte le funzionalità in un'unica piattaforma integrata. Se vuoi esplorare tutte le potenzialità del software per la gestione delle tue commesse, clicca qui sotto per avere una demo gratuita!

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