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Vision Blog

5+1 regole per ottimizzare i sistemi gestionali dal lead alla fattura

Michele Rotini,

Frankenstein | gestione dei progettiPensa a come sono organizzati i sistemi gestionali (ERP) nelle aziende. Oggi più che mai il reparto IT è fondamentale, soprattutto per quelle realtà che offrono servizi innovativi e che stanno crescendo in modo esponenziale. A volte la gestione dei clienti e delle questioni amministrative richiede un sacco di tempo, ma questo può essere causato dall'utilizzo di applicazioni multiple e non integrate.

Quindi, come fare per ottimizzare i sistemi gestionali? Non per suggerire metodi estremi, ma un rimedio potrebbe essere quello di mettere al bando il mostro di Frankenstein. 

 

 

Modernizza la tua azienda grazie all'integrazione di un ERP Cloud

 

 

Cacciare dalla tua azienda la creatura deforme creata dalla giustapposizione di più parti differenti (si legga: un software gestionale diverso per ciascun diverso processo) è la via per semplificare il lavoro e ottimizzare le risorse. Cosa voglio dire? Basta con tanti strumenti informatici quante sono le attività da svolgere!

Scegliere una piattaforma versatile e integrata è il primo suggerimento da tenere a mente per migliorare le performance della tua attività. Ricapitoliamo di seguito tutte le operazioni che sono all’ordine del giorno in un business management qualsiasi.

1. Usare tecniche di inbound marketing

Intercettare i potenziali clienti è la prima e fondamentale attività di ogni azienda: attirare l’attenzione degli utenti, trasformarli in lead interessati al nostro business e infine convertirli in clienti fidelizzati. Le attività di marketing più tradizionale hanno fatto ormai il loro tempo, in un’epoca digitale e social i lead vanno catturati offrendo contenuti interessanti e spingendoli nel marketing funnel senza invasività o insistenza. Questo è in sintesi il principio dell’inbound marketing, una tecnica che va gestita in modo innovativo e costante, grazie a piattaforme come HubSpot.

2. Gestire i lead nel CRM

Nessuna azienda può oggi fare a meno di un sistema di gestione dei lead e del database clienti. Il Customer Relationship Management è un passo fondamentale per mantenere una relazione costante con i propri utenti e per mettere in atto strategie di marketing davvero efficaci. Strumenti come SalesForce o SugarCRM ti aiutano in questo compito dalle attività molto diversificate.

Frankenstein non è un software gestionale integrato

3. Organizzare i progetti

Quando il cliente è pronto all'acquisto, è necessario rispondere alle sue richieste. Ciò significa mettere in campo delle risorse generiche per prevedere il lavoro e predisporre un preventivo adeguato. In seguito, una volta iniziato il progetto, vuol dire monitorare tutte le fasi dell’attività, il personale che ad esse è stato dedicato e infine monitorare l’andamento delle operazioni, il timing e le altre scadenze. In poche parole è necessario dotarsi di strumenti di project management che semplifichino la vita a chi organizza i lavori: Microsoft Project o Trello sono alcun esempi.

4. Verificare le risorse

Ovviamente la gestione dei progetti prevede l’impiego di tempo, investimenti e personale. Tutte queste risorse vanno gestite in modo ottimale, cercando di capire di cosa necessiti ogni progetto. La gestione del personale, degli acquisti, delle vendite, delle manutenzioni e della contabilità rientrano in generale nell’ambito dell’ERP (Enterprise Resource Planning). Queste attività, a volte piuttosto delicate per l’andamento dell’impresa, possono essere gestite da software gestionali come Openbravo o Microsoft Dynamics.

5. Fatturare e chiudere i conti

Lavorare è importante, guadagnare lo è altrettanto. Un punto ancora più specifico del precedente è quello che riguarda la fatturazione. Una volta concluso un progetto è fondamentale emettere la fattura in tempi brevi (o comunque nei tempi prestabiliti), registrare i pagamenti o i ritardi e, alla fine dell’anno o di ogni periodo (semestre, trimestre, mese), chiudere i libri contabili in modo conforme alle normative. Un compito decisamente impegnativo, a volte immane, ed estremamente importante che va gestito con la piena conoscenza di tutte le altri fasi del lavoro aziendale. Anche in questo caso un software gestionale con funzionalità specifiche può dare una grossa mano.

Frankenstein | sistemi gestionali integrati

LA REGOLA D'ORO: integrare, integrare, integrare

Rispondendo ai cinque obiettivi elencati qui sopra, come minimo alla tua azienda servirebbero cinque software. Il che significa cinque licenze, cinque servizi di manutenzione e aggiornamento, cinque corsi di formazione del personale: i costi quindi, quando va bene, si moltiplicano per cinque. Ma perché creare un Frankenstein dei software gestionali quando potresti utilizzare una soluzione unica per tutte le attività legate alla gestione dei tuoi progetti?

Ci sono piattaforme come NetSuite che, per loro stessa filosofia, aiutano chi le usa a gestire un cliente “from lead to cash”, dal momento in cui egli entra in contatto con l’azienda al momento in cui la sua fattura è spedita e saldata. Il tutto con un sistema scalabile, interattivo, versatile, che si può integrare con altri software ancora (ad esempio, NetSuite è ancora più efficace se usato in coppia con Hubspot, per usufruire in modo ottimale delle tecniche di inbound).

Con NetSuite si possono gestire il database dei clienti, allocare le risorse, monitorare il timing della attività, produrre e inviare le fatture e molto altro ancora, tutto all’interno dello stesso ambiente basato sul cloud, quindi ancora più adattabile a ogni sistema originario. Così potrai fare come Martin Painter, il direttore vendite di NetSuite per l’area EMEA: poco prima di parlare a una conferenza ha confermato un deal di svariati milioni di euro direttamente dal suo smartphone. Tutto immediato, tracciato e visibile da tutti gli altri responsabili dell’azienda, aggiornando in tempo reale tutto il sistema aziendale. Prova a chiedere a Frankenstein di fare una cosa del genere!

L'ottimizzazione dei processi consente di rispondere ai rapidi mutamenti del mercato ottenendo un vantaggio sulla concorrenza. Per essere veramente pronti è opportuno considerare una vera modernizzazione della propria azienda, che sarà possibile ricorrendo ad un ERP Cloud. Scopri di più con questa guida:

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