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Come semplificare la fatturazione dei progetti con NetSuite

Marina Belli

Marina Belli, 14 gennaio 2020 | NetSuite

Quando un project manager si trova a gestire numerosi progetti contemporaneamente diventa fondamentale disporre di diverse modalità di fatturazione, a seconda della tipologia di commessa che lui ed il suo team si trovano ad affrontare.

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I sistemi ERP più moderni, come Oracle Netsuite, sono in grado di offrire categorie di fatturazione diversificate e flessibili, attraverso cui diventa molto semplice gestire qualsiasi tipologia di lavoro.

Le diverse tipologie di fatturazione dei progetti

Grazie a NetSuite, possono essere innescati degli automatismi che consentono una gestione più veloce ed efficiente di tutto il processo di invoicing. Vediamo le diverse tipologie di fatturazione presenti sul sistema:

Fatturazione A milestone

Si tratta delle attività di sviluppo maggiormente previste nei servizi aziendali. In questo caso la modalità di fatturazione si basa su quanto concordato con il cliente e può prevedere diversi step di fatturazione, a seconda dello stato di avanzamento del progetto. Ad esempio:

  • Step 1: 30% all’ordine
  • Step 2: 50% alla consegna del sistema
  • Step 3: 20% dopo 30 gg dalla data di collaudo finale

In questo caso il project manager può scegliere di visualizzare una schermata con la singola fatturazione oppure può anche disporre di una visualizzazione più ampia, che comprende tutte le fatturazioni che è possibile ottenere una volta raggiunte le milestone previste. In questo modo il PM è informato in anticipo di quanto dovrà essere fatturato mensilmente e non dovrà preoccuparsi di ricordare le varie scadenze che ogni cliente deve rispettare.

Fatturazione A canone

Anche in questo caso la modalità di fatturazione diventa molto semplice e prevede una o più invoice in base alle tempistiche concordate con il cliente: siamo infatti in presenza di un ordine di vendita che già comprende al suo interno una tabella di fatturazione che mostra le date previste per l'emissione delle singole fatture. Attraverso l’impostazione di questo specifico piano di fatturazione associato al progetto, NetSuite consentirà di programmare le fatture entro una certa scadenza in modo totalmente automatico, senza bisogno dell'intervento del project manager. E’ il tipico caso utilizzato per le licenze software o per i servizi di assistenza annuali.

Fatturazione Time&Material

In questo caso la schedulazione prevede una fatturazione effettuata in base alle giornate effettivamente erogate e rendicontate dal team di progetto. Il sistema, sulla base delle informazioni del timesheet compilate sulla commessa, è in grado di prevedere la relativa schedulazione di fatturazione. Anche in questo caso NetSuite permette di automatizzare il processo, tramite l'utilizzo di apposite schermate di lancio che vanno a fatturare direttamente quanto rendicontato da ogni singolo dipendente che sta lavorando sui vari progetti. Ovviamente alla base della tipologia T&M c’è la possibilità offerta da Netsuite di rendicontare all’interno del timesheet, ovvero la sopramenzionata scheda dove il dipendente può tracciare le ore lavorate su base giornaliera o settimanale.

Fatturazione Charge Based

Questa modalità di fatturazione è estremamente potente e adattabile alle più svariate esigenze. Permette infatti di gestire, all’interno di uno stesso progetto, molteplici tipologie di fatturazione (ovvero tutte quelle finora descritte):

  • A Milestone
  • A Canone
  • Time&Material

Per utilizzare questa categoria di fatturazione, l’utente dovrà semplicemente configurare e generare quelli che NetSuite definisce come “Charges”, ovvero carichi di fatturazione. Ogni Charge può essere definito in base a specifici parametri: in tal modo su un singolo progetto potranno essere fatturate nel contempo sia le ore rendicontate, sia i canoni, sia gli obiettivi intermedi raggiunti nel SAL di progetto.

Nella fatturazione dei progetti anche la tracciabilità vuole la sua parte

Abbiamo visto come l'avanzamento dei lavori su una commessa debba andare di pari passo con il controllo di ogni suo aspetto. In particolare, il monitoraggio della fatturazione rappresenta sempre un passaggio di particolare criticità: è molto importante gestire la commessa attraverso strumenti adeguati, in grado di fornire una visione rapida e completa a tutti coloro che sono responsabili della pianificazione e dell’avanzamento delle attività. Attraverso l’utilizzo di un sistema ERP automatizzato come Oracle NetSuite, le informazioni inserite dalle risorse di ogni progetto vengono istantaneamente notificate all’amministrazione per procedere alla revisione e all’approvazione, di conseguenza diventa molto semplice verificare lo stato delle fatture e controllare le pending bill, cioè quelle in attesa di pagamento.

Tramite un unico spazio integrato multifunzionale, il PM sarà in grado non solo di monitorare la redditività di ogni singolo progetto e confrontare le ore lavorate con quanto stimato inizialmente, ma grazie alla tracciabilità offerta dalla fatturazione automatica avrà anche la possibilità di ottenere una visione d’insieme aggiornata sull’andamento dello stesso, in qualsiasi momento lo desideri.

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