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Perché passare al modello “Single Source of Truth” dei dati con un gestionale ERP integrato

Marina Belli

Marina Belli, 17 settembre 2019 | Cloud Manufacturing

Prima di capire cosa si intende con “Single Source of Truth” è probabilmente più facile iniziare a parlare di Master Data Management, osservando le molteplici fonti di dati che molte aziende ancora oggi utilizzano (non senza difficoltà) per gestire l’insieme dei processi aziendali.
Anche le imprese manifatturiere, come la stragrande maggioranza delle realtà italiane, si affidano alle piattaforme più disparate per gestire ogni singolo processo: una piattaforma per la Supply Chain, una per il magazzino, una per la contabilità, e così via. Il problema di avere più “fonti di verità” è che quando i dati, siano essi anagrafiche o transazioni, vengono immessi da differenti punti di ingresso, inevitabilmente le informazioni perdono la loro reale utilità poiché posizionate in sistemi diversi e quindi disgiunti tra loro: vediamo come affrontare il problema!

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L'utilizzo dei sistemi ERP si rivela fondamentale quando l’azienda ha la necessità di disporre di un’unica visione integrata di tutto il suo business, con un singolo database comune e di conseguenza con la possibilità di analizzare i colli di bottiglia all’interno dei propri processi operativi.
Proprio questo è il “Single Source of Truth”, ovvero la pratica di strutturare modelli di informazioni e schemi di dati associati tra loro, in modo tale che ogni elemento sia accessibile da un'unica posizione.

I sistemi ERP Cloud, riescono a garantire lo scambio di informazioni tra i diversi processi aziendali grazie alla raccolta e alla condivisione dei dati su un singolo repository. Tali sistemi si basano su una infrastruttura che mette in condivisione i dati provenienti dai diversi reparti dell'organizzazione: questo aiuta a fornire informazioni normalizzate basate su definizioni ed esperienze utente comuni, eliminando la duplicazione dei dati e garantendone l'integrità. In poche parole, in questo modo il software gestionale diventa il vero veicolo per l'integrazione di persone, processi e tecnologie all’interno di un'azienda moderna, il che è molto utile soprattutto nel manufacturing.

L'Erp integrato come unica fonte di dati

Consideriamo un'azienda che costruisce macchinari procurandosi semilavorati, componenti e pezzi di ricambio da più fornitori. Un sistema ERP non solo è in grado di tracciare la richiesta e l'acquisto di questi beni, ma garantisce che ogni articolo dell'intero processo “Procure to pay” utilizzi dati uniformi e coerenti, connessi a flussi di lavoro integrati.
Quando l'ERP viene utilizzato correttamente in un’azienda di produzione come questa, ogni singolo componente viene identificato in modo univoco per nome del componente, id, dimensioni, origine, numero di lotto, numero di serie, costo e specifica, insieme ad eventuali altri dettagli descrittivi.

Il gestionale si assicura inoltre che questi campi e tutti gli attributi dei dati vengano inseriti nell'account corretto della contabilità generale dell'azienda, in modo che tutti i costi siano tracciati e rappresentati correttamente. Se un articolo, ad esempio una lastra di marmo bianco, fosse chiamato "lastra marmo" in un sistema (o forse in un set di fogli di calcolo), "lastra b1" in un altro e "lstr marmo bianco" in un terzo, sarebbe molto difficile per la società di produzione capire quanto viene speso annualmente sulle lastre di marmo, capire se deve cambiare fornitore o avviare una trattativa per ottenere prezzi migliori.

Utilizzare numerosi database standalone contemporaneamente, con un inventario infinito di fogli di calcolo tra loro scollegati, crea mancanza di chiarezza. Questa mancanza di chiarezza a sua volta rende difficile non solo tenere traccia di come le informazioni cambino mentre si spostano tra flussi di lavoro diversi, ma soprattutto non consente di misurare il loro reale impatto sul business rendendo ancora più difficile la gestione del lavoro, soprattutto se parte di esso è esternalizzato.

I vantaggi di una single source of truth

Poiché le informazioni rappresentano la linfa vitale di ogni azienda moderna, un software gestionale centralizzato è la soluzione ottimale per portare ordine nel caos.

Il vantaggio più grande ed importante della Single source of truth è rappresentato infatti dall’ottimizzazione dei processi e dalla riduzione di tutti quei rischi legati alla compliance aziendale. Con un’unica fonte di verità puoi consentire a tutti gli utenti, dall’amministratore delegato agli investitori, dai dirigenti fino agli amministrativi, di utilizzare gli stessi dati derivanti da processi comuni. Dati corretti, aggiornati e affidabili che migliorano la produttività, ma anche la gestione della Supply Chain.

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