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Skill inventory: l'allocazione delle risorse basata sulle competenze

Michele Rotini,

inventoryC’è chi dice che allocare le risorse giuste su un progetto sia la parte più importante di ogni buon Project Management: azzecca le giuste persone nella giusta attività e partirai con il piede giusto. Eppure questa è anche una fase molto difficile e complessa, soprattutto se i progetti da portare a termine sono numerosi e la ricerca della figura professionale più opportuna deve rispondere a un gran numero di variabili. Non ti capita mai di dover prendere delle decisioni ma di non saper bene come procedere in mezzo a un caotico mare di possibilità? La soluzione potrebbe essere più semplice e intuitiva di quel che immagini. Basta una parola magica: competenze.

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La prima domanda che devi porti è: ho una completa comprensione di quali sono le competenze dei membri del mio team e quali sono le loro lacune? Molto probabilmente la risposta è no, o magari sei a conoscenza di alcune delle loro capacità ma non hai mai messo in piedi un vero e proprio sistema che tracci competenze, carenze e nuove conoscenze acquisite nel tempo.

Come ben sai ogni progetto differisce dall'altro, il mercato è in continua evoluzione e le esigenze della tua organizzazione cambieranno sempre più spesso. Ecco perché nella scelta di una risorsa da affidare ad un progetto specifico, è fondamentale disporre di un sistema che tracci ed analizzi le skill che ciascun membro del team possiede per poter dunque capire se hai già quello di cui hai bisogno oppure se hai la necessità di puntare su risorse esterne.

Ruolo vs Competenza

Arrivati a questo punto bisogna aver ben chiaro che ruolo e competenza sono due termini completamente differenti.

Puoi decidere di basare la scelta della risorsa da impiegare in un progetto solamente sulla base del ruolo che questa ricopre (role-based relocation): in base a quanto stabilito nel momento di definire le risorse generiche di un progetto, so che mi servono determinate figure come, ad esempio, un project manager, due analisti e un grafico. Provvederò dunque a cercare nei rispettivi team le professionalità che mi servono in base alla loro disponibilità, per inserirle nel Gantt. Scegliere una risorsa solo sulla base del proprio ruolo, però, non sempre risulta una scelta vincente.

All’opposto, invece, il criterio di selezione basato sulle competenze (skill-based relocation) prevede che tu scelga le persone non in base esclusivamente a una loro definizione professionale univoca, ma secondo una serie di competenze specifiche che sono necessarie a un’ottimale realizzazione del progetto. Ad esempio, se vengono richiesti determinati lavori grafici nella costruzione di una piattaforma online, potresti aver bisogno di uno sviluppatore che però abbia anche competenze di grafica (dunque magari preferendolo a un altro in base a questi criteri specifici).

Come fare però per governare questo grande numero di variabili legato alle competenze particolari di ogni singolo collaboratore?

3 componenti essenziali per la gestione dell'inventario delle competenze

Nelle aziende odierne i decision-makers stanno sempre più riconoscendo l'importanza di classificare le competenze dei membri del team. La buona notizia è che gli strumenti che abbiamo oggi a disposizione ci possono aiutare a svolgere questo compito in maniera piuttosto indolore.

Ma in che modo la  gestione dell'inventario delle competenze migliora le prestazioni aziendali e in che modo utilizzare delle metriche che siano obiettive?

1. Definire un buon sistema di classificazione e una consistente unità di misura

A differenza di un classico inventario di prodotti fisici, non è sempre così semplice definire un sistema di classificazione ed assegnare un valore a qualcosa non facilmente misurabile come può essere il livello di competenze di un impiegato.

Un sistema di classificazione delle competenze deve essere oggettivo, dunque far riferimento ad una lista predefinita di competenze e ad un set di criteri concordato e condiviso per misurare tale livello. 

Lo stesso vale per l'unità di misura da adottare che deve essere anch'essa oggettiva e fornire metriche dettagliate per tracciare un razionale e corretto livello di ciascuna competenza. Esistono diversi strumenti anche online per aiutarti a stabilire un'unità di misura che sia coerente, consistente per tutti i dipartimenti dell'azienda, e accessibile online a tutti coloro che sono coinvolti in questo processo. 

Un sistema di misura oggettivo deve essere capace di calcolare i cambiamenti del livello di competenza nel tempo in modo da tracciare lo sviluppo delle skill del team.

2. Determinare un efficiente sistema di tracciamento ed analisi

L'obiettivo è quello di ottenere più informazioni possibile riguardo ai punti di forza di ciascun membro del tuo team di progetto, se hanno delle lacune dal lato funzionale o tecnico e se dunque esiste possibilità di miglioramento con azioni di formazione. Tracciare ed analizzare le competenze non è un lavoro che può essere svolto una volta soltanto, ma prevede un continuo aggiornamento ed analisi.

Puoi decidere di lavorare con dei fogli di calcolo e mettere a confronto le righe dello spreadsheet in maniera manuale, ma ciò è gestibile solamente per piccoli team e progetti non particolarmente complessi. La soluzione ideale è dunque quella di gestire lo skill inventory mediante l'adozione di un sistema di tracciamento ed analisi obiettivo ma che sia anche il più possibile automatizzato.

3. Dotarsi di un valido sistema di Resource Planning

Piattaforme integrate, come ad esempio NetSuite e altri simili, permettono di costruire una skills inventory, ovvero un catalogo delle diverse abilità e conoscenze legate a ciascuna figura: ad ogni impiegato vengono dunque associate le sue competenze specifiche, le lingue parlate, la seniority e tutta una serie di criteri utili in fase di scelta. Basterà, quindi, fare una ricerca in base alle competenze e il sistema restituirà, in maniera molto semplice, un elenco di risultati ordinati a partire da quelli che maggiormente rispondono alle nostre esigenze.

I vantaggi di una ricerca basata sulle competenze

Ci sono vari motivi per cui il ricorso a una skill inventory è più efficace di un sistema di selezione basato sulle semplici figure professionali: innanzitutto permette di superare il problema di una disomogenea distribuzione delle competenze nei diversi reparti. Oggigiorno è facile trovare professionisti inquadrati in un determinato settore (contabile, amministrativo, IT) che però possono vantare abilità non strettamente proprie al loro ruolo ma che possono tornare utili per progetti specifici. Una ricerca in base alle competenze riesce a individuarli, anche se non sono nei reparti o nei team in cui cercheremmo abitualmente.

Un altro vantaggio è sicuramente legato al fattore tempo. Una ricerca in base alle competenze permette di individuare con più certezza e velocità la risorsa più adatta, senza ulteriore bisogno di verifiche. Inoltre, se si utilizza un sistema integrato di Project Management sarà ancora più immediato passare dalla preventivazione del progetto tramite l’allocazione di risorse generiche all’individuazione effettiva delle risorse specifiche da utilizzare. 

Pensa poi a come potresti rispondere rapidamente a un cliente che necessita di una consulenza specifica. Con un catalogo delle competenze potrai individuare prontamente le persone più adeguate a soddisfare particolari richieste. Senza considerare che potresti trovare velocemente e facilmente i profili più adeguati da utilizzare nelle tue offerte tecniche relative ai bandi di gara.

Un altro importante aspetto è la formazione. Una visione chiara delle competenze di tutte le risorse ti permetterà di evidenziare punti di forza e di debolezza: potrai così intervenire con corsi di formazione e aggiornamento mirati a colmare i gap tra competenze per ruolo previste e competenze effettivamente possedute.

Infine la maggior soddisfazione dei clienti è sicuramente una delle ragioni che più spinge verso questo nuovo approccio alla selezione delle risorse. Avere la sicurezza che queste si adegueranno in modo molto più preciso alle operazioni che dovranno compiere è garanzia di un progetto portato a termine in modo più efficace, con una customer satisfaction assicurata.

 

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