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Skill inventory: la bacchetta magica dell'allocazione delle risorse

Michele Rotini,

Merlino | skill inventoryC’è chi dice che allocare le risorse giuste su un progetto sia la parte più importante di ogni buon Project Management: azzecca le giuste persone nella giusta attività e partirai con il piede giusto. Eppure questa è anche una fase molto difficile e complessa, soprattutto se i progetti da portare a termine sono numerosi e la ricerca della figura professionale più opportuna deve rispondere a un gran numero di variabili.

Non ti capita mai di sentirti come Mago Merlino? Di dover cioè prendere delle decisioni ma, in qualche modo, di non saper bene come procedere in mezzo a un caotico mare di possibilità? La tentazione di rivolgersi a una sfera di cristallo è molto forte. Ma non disperare, perché la soluzione potrebbe essere più semplice e intuitiva di quel che sembri. Basta una parola magica: competenze.

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Ruolo vs Competenza

Come ogni project manager sa bene, ci sono essenzialmente due modi fondamentali di assegnare le risorse a un progetto. Il primo è basato sul ruolo professionale svolto da ognuno (role-based relocation): se in base a quanto stabilito nel momento di definire le risorse generiche di un progetto, mi servono determinate figure come, ad esempio, un project manager, due analisti e un grafico, provvederò a cercare nei rispettivi team le professionalità che mi servono in base alla loro disponibilità, per inserirle nel Gantt.

All’opposto, invece, il criterio di selezione basato sulle competenze (skill-based relocation) prevede che io scelga le persone non in base esclusivamente a una loro definizione professionale univoca, ma secondo una serie di competenze specifiche che sono necessarie a un’ottimale realizzazione del progetto. Ad esempio, se vengono richiesti determinati lavori grafici nella costruzione di una piattaforma online, potrei aver bisogno di uno sviluppatore che però abbia anche competenze di grafica (dunque magari preferendolo a un altro in base a questi criteri specifici).

Gli effetti della skill inventory

Come fare però per governare questo grande numero di variabili legato alle competenze particolari di ogni singolo collaboratore? Piattaforme integrate, come ad esempio NetSuite e altri simili, permettono di costruire una skills inventory, ovvero un catalogo delle diverse abilità e conoscenze legate a ciascuna figura: ad ogni impiegato vengono dunque associate le sue competenze specifiche, le lingue parlate, la seniority e tutta una serie di criteri utili in fase di scelta. Basterà, quindi, fare una ricerca in base alle competenze e il sistema restituirà, come per magia, un elenco di risultati ordinati a partire da quelli che maggiormente rispondono alle nostre esigenze.

I vantaggi di una ricerca basata sulle competenze

Ci sono vari motivi per cui il ricorso a una skill inventory è più efficace di un sistema di selezione basato sulle semplici figure professionali: innanzitutto permette di superare il problema di una disomogenea distribuzione delle competenze nei diversi reparti. Oggigiorno è facile trovare professionisti inquadrati in un determinato settore (contabile, amministrativo, IT) che però possono vantare abilità non strettamente proprie al loro ruolo ma che possono tornare utili per progetti specifici. Una ricerca in base alle competenze riesce a individuarli senza bisogno di bacchetta magica, anche se non sono nei reparti o nei team in cui cercheremmo abitualmente.

Un altro vantaggio è sicuramente legato al fattore tempo. Una ricerca in base alle competenze permette di individuare con più certezza e velocità la risorsa più adatta, senza ulteriore bisogno di verifiche. Inoltre, se si utilizza un sistema integrato di project management sarà ancora più immediato passare dalla preventivazione del progetto tramite l’allocazione di risorse generiche all’individuazione effettiva delle risorse specifiche da utilizzare. 

Pensa poi a come potresti rispondere rapidamente a un cliente che necessita di una consulenza specifica. Con un catalogo delle competenze potrai individuare prontamente le persone più adeguate a soddisfare particolari richieste. Senza considerare che potresti trovare velocemente e facilmente i profili più adeguati da utilizzare nelle tue offerte tecniche relative ai bandi di gara.

Un altro importante aspetto è la formazione. Una visione chiara delle competenze di tutte le risorse ti permetterà di evidenziare punti di forza e di debolezza: potrai così intervenire con corsi di formazione e aggiornamento mirati a colmare i gap tra competenze per ruolo previste e competenze effettivamente possedute.

Allocare le risorse con la skill inventory

Infine la maggior soddisfazione dei clienti è sicuramente una delle ragioni che più spinge verso questo nuovo approccio alla selezione delle risorse. Avere la sicurezza che queste si adegueranno in modo molto più preciso alle operazioni che dovranno compiere è garanzia di un progetto portato a termine in modo più efficace, con una customer satisfaction assicurata.

Abbiamo visto quanto sia importate l'utilizzo di una skill inventory. Ma prima è importante conoscere i migliori 7 strumenti di project management, gratuiti e a pagamento! Per migliorare subito l'efficienza del tuo business. Scarica gratuitamente il nostro ebook e scopri di più.

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