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Sport Event Management: come ottimizzare la gestione delle risorse

Marina Belli

Marina Belli, 30 marzo 2020 | Project Management (PM)

Gli eventi rappresentano una leva di business che permette alle aziende di stabilire un contatto diretto con pubblico, consumatori e clienti, trasmettendo senza intermediazioni i mondi di riferimento di un brand o di un soggetto promotore.

In questa emergenza che stiamo vivendo, il settore dell'Event Management ha subito un duro colpo: Extra Vision crede fortemente che questo momento possa rappresentare anche un'opportunità per valutare l'adozione di strumenti tecnologici che facilitino l'organizzazione di eventi. Un software di Project Management come NetSuite offre un valido supporto anche nell'eventualità che si verifichino delle situazioni di blocco come quella causata dal Covid-19 e snellisce il processo di ritorno alla normalità e la riorganizzazione delle risorse per gli eventi annullati.

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Partiamo dalla teoria: se volessimo provare a dare una definizione esatta di “evento”, questa potrebbe essere: un'iniziativa di particolare rilievo che si caratterizza in un incontro di più persone in un momento prestabilito, in uno spazio fisico scelto ad hoc, indirizzato ad un dato pubblico e finalizzato al raggiungimento di un obiettivo nel rispetto di un budget prefissato.

L'organizzazione di eventi si prefigura quindi come l'applicazione di tutti i criteri di gestione necessari alla creazione e produzione di eventi: si tratta di un comparto in costante crescita, divenuto a partire dai primi anni 2000 una delle leve strategiche e operative più importanti nell'ambito dell'intrattenimento e della promozione pubblicitaria.

Cos'è lo Sport Event Management

In particolare, l'industria produttiva che si occupa dell'organizzazione di eventi a carattere sportivo può ideare e sviluppare eventi di tutte le dimensioni: dalla preparazione di una Cerimonia Olimpica con migliaia di partecipanti fino alle piccole conferenze stampa destinate a poche e selezionate persone del settore.

Per quanto gli obiettivi dei singoli eventi possano essere diversi tra loro (creare visibilità, generare profitti, celebrare un avvenimento, raccogliere fondi, ecc.), la matrice comune di ogni evento resta però sempre la stessa: dar vita a esperienze uniche per i consumatori.

Cosa controllare nella pianificazione e gestione di un evento sportivo

Le aziende di Event Management sportivo si occupano dell'organizzazione degli eventi dalla A alla Z: dalla pianificazione completa e dettagliata dell'iniziativa fino al controllo della redditività, passando per la gestione dell'evento in corso.

Nel processo di organizzazione è possibile identificare alcune componenti imprescindibili, componenti da tenere costantemente sotto controllo per garantire la riuscita dell'evento:

  • il luogo in cui esso viene svolto;
  • il tempo richiesto;
  • le persone coinvolte nelle diverse fasi;
  • le risorse a disposizione;
  • tutto ciò che riguarda il marketing e la comunicazione dell'evento stesso.

Si capisce quindi come la pianificazione e ancor di più la gestione delle risorse rappresenti il presupposto indispensabile per un efficace coordinamento di tutte le attività.

Oltre a questo, è importante monitorare molti altri fattori, come ad esempio il budget, gli sponsor e il contributo di eventuali partner.

Per poter coordinare tutti questi aspetti si rende necessaria una piattaforma di gestione robusta e performante: con il modulo SRP di Oracle NetSuite tutto questo è possibile.

Ottimizzare la gestione delle risorse nello Sport Event Management con NetSuite SRP

Grazie a NetSuite ogni evento viene trattato come un record di Progetto, all'interno del quale è possibile registrare sia le diverse attività, sia le risorse, sia il budget (raggruppando le pianificazioni di costi e ricavi per singola categoria riguardante le risorse, i fornitori, ecc).

Poiché durante ogni fase dell'evento possono verificarsi molti cambiamenti derivanti da contingenze interne ed esterne all'azienda, il compito di ogni buon event manager (che in questo caso sarà anche project manager) sarà quindi quello di controllare sempre il budget (per assicurarsi che questo venga rispettato in ogni sua fase) e soprattutto l'allocazione delle risorse.

Le aziende che operano nel settore degli eventi sportivi hanno infatti la necessità di gestire le proprie risorse in maniera precisa e al contempo flessibile: da questo punto di vista una speciale funzionalità da poter sfruttare è la Resource Allocation Chart del modulo SRP di Oracle NetSuite. Grazie a questa feature il responsabile dell'evento può individuare e gestire con facilità gli employee più idonei per ogni singola fase della realizzazione del progetto, in base alla loro disponibilità (time) e alla loro competenza (skill).

L'avanzamento progetto (evento sportivo) e la rendicontazione in NetSuite SRP

Inoltre, l'avanzamento dell'evento/progetto può essere monitorato tramite la rendicontazione effettuata da ogni risorsa di ogni singolo gruppo di lavoro: i servizi forniti da queste aziende vengono infatti sviluppati grazie alla sinergia di diverse risorse che lavorano in parallelo.

Con NetSuite SRP l'attività di rendicontazione è rapida e veloce, grazie alla pagina del timesheet che permette ad ogni utente di indicare le ore impiegate su uno specifico task (funzionalità accessibile anche da smartphone, tramite mobile app).

In questo modo ogni event manager ha costantemente totale visibilità del lavoro svolto dalle risorse dei diversi team e può quindi facilmente coordinare tutte le figure coinvolte nella realizzazione dell'evento. 

L'attenzione ai partner nello Sport Event Management con NetSuite SRP

Ma non finisce qui: dal momento che spesso le aziende specializzate in eventi lavorano in collaborazione con dei partner, affidando specifici servizi a fornitori esterni (si pensi ai trasporti o ai servizi di catering), diventa estremamente comodo sfruttare la funzionalità del modulo SRP che consente di far rendicontare le ore lavorate anche ai partner non interni all'azienda. In questo modo si avrà sempre il pieno controllo di tutte le attività dei vari stakeholders partecipanti al progetto.

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