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Vision Blog

La rendicontazione su NetSuite: TimeSheet Management ed Expense Report

Michele Rotini,

 

NetSuite SRP | TimeSheet Management ed Expense Report

Abbiamo visto come in molti software gestionali sia possibile ottimizzare la gestione del team e come ciascun membro possa essere assegnato ai task a partire da risorse generiche incluse in un Project Template. Una volta individuate le persone più adatte per ciascuna attività, è possibile avere un'idea precisa dei costi sulla base delle rendicontazioni dei dipendenti stessi.

NetSuite mette a disposizione strumenti sia per la gestione delle rendicontazioni (TimeSheet) che per la registrazione delle note spesa (Expense Report) permettendo di integrare la parte contabile e finanziaria nella gestione dei diversi progetti e fornendo una visione a 360° dei lavori seguiti e di tutti i task che li compongono.

 

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Il TimeSheet Management

Per la gestione delle rendicontazioni solitamente le aziende utilizzano dei TimeSheet. I TimeSheet possono registrare l'ora di inizio e fine dei vari task o solo la loro durata. Possono contenere una suddivisione dettagliata delle attività svolte durante il progetto o il programma. Queste informazioni possono essere utilizzate per il libro paga, la fatturazione con i clienti e -in misura sempre maggiore- per stime dei costi, monitoraggio e gestione dei progetti.

NetSuite, una volta configurato il sistema, facilita l'inserimento delle spese mettendo a disposizione uno strumento di questo tipo, nel quale i dipendenti possono richiamare i propri task inserendo tutte le informazioni necessarie, oltre ad avere la possibilità di includere note.

NetSuite SRP | TimeSheet settimanale

Queste attività rientrano nella configurazione della specifica commessa:

  • se time&materiall'ammontare della fattura è determinato dal lavoro effettivamente rendicontato; le spese diventano disponibili all'amministrazione, che può procedere con l'emissione della fattura.
  • se a corpo: il project manager è in grado di fare diverse considerazioni sugli indicatori che ritiene più opportuno valutare, ad esempio la redditività stimata (vedi immagine).

NetSuite SRP | Profittabilità sulla commessa

I dipendenti possono registrare le ore lavorate secondo due modalità: o sulla base del singolo evento, oppure su base settimanale, in modo tale da semplificare l'inserimento. È possibile infatti copiare le ore da riga a riga, ma anche da settimana a settimana. Un bel risparmio di tempo per chi si occupa per lunghi periodo di medesimi progetti.

Inoltre, tramite l'Import Planned Time, uno degli strumenti di configurazione delle commesse di NetSuite, è possibile importare direttamente le ore pianificate in precedenza dal project manager o dal dipendente stesso. A quel punto basterà verificare che le ore siano state effettivamente rispettate e confermare, altrimenti sarà necessario aggiornare il TimeSheet.

Tutte queste ore o spese registrate devono essere approvate (se è richiesta l'approvazione) e registrate contabilmente; dopodiché finiscono nel Profit & Loss alla voce "Labor". 

NetSuite SRP | Approvazione delle ore

Le Note Spesa (Expense Report)

NetSuite, oltre alla possibilità di identificare i vari task o progetti associati ai costi, permette di categorizzare il tipo di spesa sostenuta. In questo modo le aziende possono fare le valutazioni che ritengono più opportune (es. quale tipo di spesa è predominante).

In particolare, è possibile inserire le Note Spesa, cioé quelle domande di rimborso dei costi sostenuti per conto dell'azienda (traferte, pranzi, ecc.), con la possibilità di associarle direttamente ai diversi progetti.

NetSuite SRP | Nota Spese

La Nota Spesa deve essere inserita nel sistema per poter essere valutata e risultare:

  • fatturabile: su NetSuite è possibile richiamare sulle righe se gli scontrini sono fatturabili ai clienti;
  • rimborsabile: in modo da presentare una fattura emessa per conto dell'azienda e chiedere il rimborso.

Quando vengono prodotti documenti del genere, è obbligatorio allegare scontrini e ricevute che giustifichino la richiesta senza possibilità di replica. NetSuite consente di fare una foto allo scontrino e riportarla direttamente sulla riga nell'Expense Report oltre a poter inserire una breve descrizione esplicative accanto alla voce corrispondente. In questo modo è possibile migliorare il controllo delle spese e ottenere una visione rapida e a tutto tondo delle richieste relative a ogni progetto.

Le Note Spesa devono quindi essere approvate dal responsabile diretto della persona che ha chiesto il rimborso, e quindi inserite direttamente nel Profit & Loss alla voce "Expense".

NetSuite SRP | Approvazione delle Note Spesa

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