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Vision Blog

La struttura dei costi da considerare prima di implementare NetSuite

Gaia Tedeschi,

Decidere di implementare un nuovo software ERP è come comprare un'auto nuova

Cambiare o adottare per la prima volta un software aziendale non è mai semplice. I fattori in gioco sono i più disparati: usabilità della nuova soluzione, confronti tra le differenti offerte presenti sul mercato, costi, competenze interne, propensione al cambiamento e molto altro. Se ci pensi, è un po' quel tipo di scelta che devi fare quando, dopo esserti informato sulle varie opzioni, ti propongono l'acquisto di un'auto nuova: è bella, sembra fatta per te, ma.. puoi permettertela? È adatta alle tue esigenze? Sei in grado di guidarla?

  

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Uno dei "veicoli" più in voga nel settore dei software gestionali è senza dubbio quella a marca NetSuite, le cui prestazioni stanno superando le aspettative di molte aziende che lo hanno adottato. Per valutare l'opportunità di implementare NetSuite nel tuo sistema IT è bene analizzare alcuni fattori che ne determinano i costi totali.

1. Infrastruttura e modalità di pagamento

La prima domanda che viene spontanea è: ma quanto mi costa avere qui, ora, il software? Quanto mi costa averlo a portata di mano e poterci lavorare sopra? Uno dei principali vantaggi di NetSuite è il fatto di essere una soluzione Cloud in abbonamento. Significa per prima cosa che vengono eliminati del tutto i costi di installazione sui propri server e hardware aziendali grazie all'utilizzo del Cloud, che permette di abbattere drasticamente il TCO della soluzione ERP rispetto a quello di una soluzione on-premise; inoltre, il servizio in abbonamento (subscription) permette all'utente di pagare una quota annuale per poter usufruire del SaaS, rimanendo costantemente aggiornato ed eliminando il rischio di dover pagare una nuova licenza ogni volta che viene rilasciato un aggiornamento. Mettiamola così: è come comprare un'auto a rate ottenendo i benefici e i piaceri del guidarla senza dover preoccuparsi di parcheggio, benzina o carrozzeria!

Implementare NetSuite significa ottenere tutti i vantaggi del Cloud

2. Numero di utenti

Ok, abbiamo appurato che in generale ricorrere a NetSuite non risulta poi così proibitivo. Un altro aspetto da considerare è quanti utenti possano accedervi. Ogni singolo account ha un costo, bisogna quindi aver già chiaro il numero di risorse che andranno a operare sulla piattaforma.

Che sia una start- up con pochi impiegati o una grande impresa con centinaia di dipendenti, Netsuite offre soluzioni scalabili per ogni tipo di azienda, ma occorre sempre tener presente che i costi sono influenzati dal numero di licenze che si vogliono acquistare.

3. Costi di implementazione

La struttura, la modalità di pagamento e l'accesso agli utenti sono tutti fattori che dipendono dal produttore del software NetSuite. Vi sono invece altre variabili dei costi che dipendono da chi poi va effettivamente a implemementare l'ERP nelle aziende, dipendono cioè dai partner di cui si serve NetSuite per operare sul territorioAnalizziamo quindi punto per punto tutti gli elementi che entrano in gioco quando viene richiesta l'implementazione di questo software ERP.

Analisi

Ogni implementazione che si rispetti richiede un'iniziale fase esplorativa e di analisi utile a conoscere i bisogni e le necessità del cliente e dei suoi servizi professionali. Le modalità di analisi possono variare da partner a partner, ma solitamente è in questa fase che chi è incaricato di implementare NetSuite comincia a conoscere il cliente e a prendere familiarità con il suo modello di business e i suoi processi. I costi da considerare riguardano la trasferta del team di implementazione nonché i tempi necessari all'analisi. Quando acquisti un'auto lo fai a scatola chiusa o prima ti prendi un po' di tempo per valutare se e come possa soddisfare i tuoi bisogni?

Sviluppo del sistema e personalizzazione

Dopo attenta analisi e confronto con il cliente, il partner di NetSuite si occuperà di redigere tutta la documentazione necessaria per mettere nero su bianco quanto concordato e per avviare le operazioni di implementazione: è arrivato il momento di entrare in azione. Anche in questo caso vanno considerati i tempi e i costi della trasferta del team di implementazione. Inoltre, se esistono aziende automobilistiche in grado di offrire un elevato grado di personalizzazione dei propri prodotti, anche il mondo degli ERP offre notevoli possibilità di adattare i software a seconda delle proprie esigenze. NetSuite presenta un ampio ventaglio di moduli e processi che possono essere aggiunti al lavoro di implementazione: com'è ovvio, più la soluzione sarà “su misura” e più tempo e costi serviranno alla customizzazione.

Puoi scegliere di personalizzare NetSuite proprio come faresti con la tua auto

User acceptance test e traning

A seguito dell'implementazione, vengono svolte le fasi di testing della piattaforma per verificare che quanto costruito sia in linea con le richieste e analisi iniziali. Una volta che questo “drive test” ha soddisfatto il cliente, si procede con il training delle risorse interne che poi andranno a utilizzare NetSuite per i propri progetti. Anche in questo caso vanno considerati i tempi e i costi della trasferta del team di implementazione.

Change management

Tieni presente che in queste ultime fasi gioca un ruolo molto importante il team dell'azienda cliente, cioè quello formato dai tuoi collaboratori. Come accennato inizialmente, adottare una soluzione nuova non è sempre facile per le aziende, vuoi per le differenze tecniche, vuoi per le capacità e le competenze delle risorse interne, vuoi per la scarsa propensione al cambiamento. Il cambio di software rientra spesso in una più ampia modifica della visione di business, che non può essere meramente dichiarata senza essere adeguatamente sviluppata. Oltre ad almeno uno sponsor interno estremamente autorevole, è necessaria infatti una risorsa dedicata al change management che si prenda carico di seguire l'intero cambiamento aziendale, fino anche all'implementazione dei nuovi software. Non sono quindi costi da sottovalutare, considerato che può risultare necessaria una risorsa interamente dedicata a questo ruolo, senza dover andare a pescare tra le risorse a disposizione già oberate da mille impegni.

Figure professionali dedicate

I vantaggi che NetSuite può portare alle organizzazioni sono molteplici, ma sappiamo bene che “la potenza è nulla senza controllo” (slogan Pirelli 1994). Nel considerare i costi totali necessari a implementare NetSuite non devi dimenticarti che dovrai aver bisogno di risorse specifiche che si occupino di seguire il progetto. Dovrai infatti individuare i tuoi key user, cioè quei punti di riferimento in caso di bisogno, consulenza o supporto e che andranno a quindi a sospendere le proprie attività per andare a rapportarsi con il team del partner che implementa NetSuite.

Per guidare i progetti su NetSuite hai bisogno di figure professionali dedicate

Supporto

Infine dobbiamo considerare i costi che possono sorgere in divenire riguardo alle richieste di supporto, visto che potrebbero rendersi necessari degli interventi specifici per le manutenzioni applicative delle personalizzazioni. NetSuite è in grado di rilasciare due aggiornamenti ogni anno per mantenere il suo software sempre in linea con le esigenze del mercato, dei clienti e dei vari business. Se in queste release vengono toccati aspetti su cui sono state apportate delle personalizzazioni, sarebbe bene richiedere al team di supporto un controllo in più.

Come puoi vedere sono tanti i costi da considerare per riuscire a fare un vero e proprio salto di qualità. Ma a quanto pare il gioco vale davvero la candela: molte aziende che hanno implementato NetSuite dichiarano di aver avuto dei vantaggi che sono andati ben oltre le proprie aspettative. Scarica gratuitamente l'eBook "NetSuite: vantaggi e numeri da capogiro" per valutare tutti i benefici che Netsuite offre alle aziende come la tua!

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