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Vision Blog

Work Breakdown Structure (WBS) e gestione del team su NetSuite

Michele Rotini,

NetSuite SRP per la gestione del team

Una volta aver compreso come configurare la commessa e aver definito la tipologia di fatturazione su NetSuite, è il momento di pensare alla struttura del progetto su cui andiamo a lavorare.

Il project manager, nella definizione del piano di progetto, deve comprendere quali task sia necessario completare per garantire l'avanzamento dei lavori ma anche quali possano essere le risorse migliori da impiegare in ciascuna attività, in maniera da garantire efficienza e qualità al progetto.

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Individuazione del team

"Il mondo è bello perché è vario". Scommetto che anche nella tua azienda è presente una moltitudine di competenze, passioni, sfaccettature e inclinazioni proprie di ciascun dipendente: sono queste che rendono il tuo team capace di gestire i tanti aspetti che riguardano i progetti dei tuoi clienti, riuscendo a rispondere in maniera piena e soddisfacente alle più diverse richieste.

Per costruire il tuo team di lavoro puoi pescare da questa grande varietà di esperienze, andando a ricercare le migliori risorse in ciascun ambito richiesto dal progetto. L'individuazione può essere facilitata dalla tipologia di competenze specifiche che possono essere anagrafizzate sui lavoratori. Esistono strumenti che permettono di registrare le caratteristiche distintive di ciascun dipendente, permettendo di creare delle vere e proprie skill inventory, dei database da cui poter attingere ogniqualvolta si richieda l'utilizzo di una risorsa con specifiche conoscenze e abilità.

Su NetSuite puoi trovare le competenze sfruttando la ricerca di allocazioni tramite diversi fattori: skill, indole, disponibilità, ecc.

NetSuite SRP | Individuazione del team

Work Breakdown Structure

Una volta individuato il giusto team, puoi creare la Work Breakdown Structure (WBS), una sorta di Gantt che ti permette di assegnare le persone più adatte ai vari task tra quelli individuati in precedenza: il project manager, i tecnici, i consulenti esterni e così via.

Oltre a definire le persone e quanto lavorano, puoi:

  • richiamare a livello di costi quanto riportato nell'anagrafica del dipendente;
  • definire un costo specifico per ciascun task/commessa.

In questo modo puoi avere fin da subito un budget di costo complessivo per il progetto.

NetSuite SRP | Work Breakdown Structure (WBS)

Logiche sequenziali

Su NetSuite puoi anche definirne le logiche sequenziali imputate direttamente a ogni singolo task: 

  • Finish to Start: serve a indicare che l'attività seguente può iniziare solo quando l'attività che la precede si è conclusa (modalità utilizzata più spesso);
  • Finish to Finish: indica che le due attività devono terminare nello stesso momento;
  • Start to Startindica che le due attività devono cominciare nello stesso momento;
  • Start to Finish: indica che la seconda attività non può terminare se non è stata avviata la prima. È una modalità poco utilizzata poiché ha senso solo in alcuni rari casi specifici, ad esempio quando si vuole collegare attività di diversi progetti al fine di sincronizzarne lo svolgimento.

Quindi puoi richiamare graficamente tale struttura e avere una visione completa del progetto e delle sue componenti.

NetSuite SRP | Logiche sequenziali

Resource Allocation Chart

Le funzionalità di NetSuite per l'allocazione e la gestione delle risorse non si fermano qui. Dal momento che una risorsa può occuparsi contemporaneamente di più progetti, può rendersi necessario uno strumento che permetta di visualizzare il carico di lavoro dei singoli, con relative percentuali.

In questo modo potrai avere sempre sotto controllo la situazione lavorativa delle tue risorse, evitando di andare a sovraccaricarle con nuovi compiti ma anche riuscendo a ridurre e ottimizzare i tempi di allocazione grazie al controllo delle tempistiche di esecuzione dei task. Inoltre, puoi anche effettuare delle sostituzioni dei membri sovraccaricati, andando a utilizzare una query che interpella l'intero sistema in base alla skill ricercata.

NetSuite SRP | Resource allocation chart

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